Cal.com DSGVO-konform in die eigene Website einbinden

Warum ist das Thema wichtig?

Terminbuchungstools wie Cal.com oder Calendly sind extrem praktisch: Kunden können Termine direkt auf der Website buchen, interne Abstimmungen entfallen und Leads werden automatisch an das richtige Teammitglied weitergeleitet.
Doch viele Unternehmen übersehen ein Problem: Datenschutz.
Gerade bei Drittanbieter-Embeds wie Cal.com schreibt die DSGVO vor, dass keine Daten ohne aktive Zustimmung der Nutzer erhoben werden dürfen.

Welche Daten erhebt Cal.com?

Wird Cal.com über ein iFrame eingebunden, werden automatisch Daten erhoben – auch ohne Interaktion durch den Nutzer:

• IP-Adresse
• Browser- und Geräteinformationen
• Datum und Uhrzeit des Aufrufs
• Cookies / Session-Daten zur Funktionsweise

Das passiert bevor eine Buchung erfolgt – und genau hier liegt das DSGVO-Problem.

Der DSGVO-konforme Weg

Für eine rechtssichere Einbindung braucht es einen Consent-Mechanismus.
Unsere Lösung:

• Button einbauen mit Hinweis:
  „Zum Anzeigen des Buchungstools laden wir Inhalte von Cal.com. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Cal.com.“
• Erst beim Klick wird das Cal.com-Embed nachgeladen → aktive Zustimmung des Nutzers.
• Das Tool öffnet sich als Popup oder Overlay, ohne dass vorher Daten übertragen werden.

So bleibt die User Experience erhalten – und die DSGVO wird eingehalten.

Was ist mit Self-Hosting?

Cal.com gibt es auch als Open-Source-Version zur Selbst-Installation. In diesem Fall laufen alle Daten über die eigene Infrastruktur.

Vorteile:

• Volle Datenkontrolle
• Einfache DSGVO-Compliance
• Flexible Anpassung der Datenschutzerklärung
• Direktes Embed möglich (Zustimmung über Cookie-Banner ausreichend)

Aber: Auch beim Self-Hosting gilt die DSGVO – Nutzer müssen über die Datenverarbeitung informiert werden.

Für Unternehmen mit hohen Anforderungen an Datensicherheit und Souveränität ist das eine sehr gute Lösung.

Funktioniert das auch bei anderen Tools?

Ja – der Consent-Button-Ansatz lässt sich auch bei anderen Tools einsetzen:

• Calendly: Gleiches Problem wie Cal.com.
• Microsoft Bookings: Bessere Integration, aber weiterhin Datentransfer.
• Zoho Bookings: Datenerhebung über Embed → Button nötig.
• SimplyBook.me: Teilweise DSGVO-Funktionen, trotzdem ist ein Consent-Button die sicherere Lösung.

Fazit

Kalendertools sind ein zentraler Baustein moderner Websites – doch Datenschutz muss mitgedacht werden.
Cal.com ist eine großartige Alternative zu Calendly, solange die Einbindung DSGVO-konform umgesetzt wird.

Mit einem Button + transparenter Nutzerinformation stellst du sicher, dass deine Website kundenfreundlich und rechtssicher bleibt.